4 طرائق لتحسين اجتماعات العمل الافتراضية

خلال الأشهر الماضية، تم إرسال ملايين الموظفين حول العالم إلى منازلهم للعمل من هناك. بينما أدت الأزمة الصحية الحالية بلا شك إلى تسريع التنمية والحاجة إلى العمل عن بعد، فقد ضمنت التقنيات الحديثة والتطور التكنولوجي تسهيل عمل الناس من البيت.

ونظراً لأن الموظفين اليوم أصبحوا أكثر اعتماداً على أدوات الاجتماع والتعاون الافتراضية، لذا يجب على القادة توفير تجربة مستخدم محسنة وآمنة. مع ضرورة ضمان ثلاثة أشياء:

أ) جعل الاجتماع الافتراضي آمناً قدر الإمكان.

ب) تمكين تجارب اجتماعات افتراضية موثوقة ومتسقة.

ج) إعادة تشكيل ثقافة الاجتماع لتعزيز الإنتاجية.

ولكن كما هو الحال مع العديد من أدوات الإنتاجية، فهناك مجالات يمكننا من خلالها تحسين الاجتماعات الافتراضية لجعل العمل أكثر كفاءة وشمولية، نذكر منها:

1) تقليص عدد المشاركين

بينما تعمل معظم مكالمات الفيديو بشكل جيد في إجراء مكالمة بين شخصين أو ثلاثة أشخاص، فإن معظمها لا يعمل بصورة حسنة عندما تزيد المجموعة عن ستة أشخاص. حتى مؤتمرات الفيديو على مستوى الأعمال ما تزال تعاني من تأخيرات محرجة وتداخل المحادثات. فإذا كنت تريد أن يشارك الموظفون بكفاءة وفاعلية، فحاول حصر الاجتماعات على عدد لا يتجاوز الستة أفراد كل مرة.

2) استخدام التكنولوجيا الأقل جودة

لا تترد في اعتماد التقنيات منخفضة الجودة حتى عندما يكون برنامج مؤتمرات الفيديو الذي تستخدمه عالي التقنية. بعبارة أخرى، يكون استخدام السبورة البيضاء الواقعية أو حمل صفحة مطبوعة باليد أسهل وأسرع وأكثر كفاءة من محاولة الحصول على أدوات اجتماعات إضافية عبر الإنترنت لمزامنة المستندات أو الشاشات الافتراضية. لا تدع تكنولوجيا الاجتماعات عبر الإنترنت تهيمن وتجعل التواصل أكثر تعقيداً.

3) تقسيم المجموعات وإعطاء وقت للتحدث

ابدأ اجتماعك الافتراضي بتقسيم المجموعة إلى مجموعات أصغر مؤلفة من 2 إلى 3 أشخاص مثلاً، ثم أعطِ الموظفين 2-5 دقائق للتحدث في تلك المجموعات الصغيرة أثناء بداية الاجتماع. إن ذلك سيحفز أفراد الفريق وسيزيد من الفوائد المتأتية بفضل استخدام أسلوب المجموعات الصغيرة، الذي أثبت فاعلية أعلى من عقد اجتماعات بأعداد أكبر.

4) أسِّس لثقافة الاجتماع الافتراضي

من المهم للغاية أن تؤسس لثقافة الاجتماعات الافتراضية. حيث عليك كقائد أن تحدد ما إذا كان معيار الشركة هو أن يكون الأشخاص دائماً على الفيديو، أم يكفي الصوت فقط؟ وهل من الممتع رؤية الجميع يرتدون ملابس غير رسمية، أم أن هناك بعض المعايير الأساسية للزي المخصص أثناء عقد اجتماع افتراضي؟

5) ابقَ على تواصل طيلة فترة الاجتماع

في كثير من الأحيان، ينضم الموظفون إلى اجتماع دون تشغيل الفيديو الخاص بهم أو يوقفون تشغيلهم، مما يسهل تشتيت انتباههم والعمل على أشياء أخرى أثناء الاجتماع. بينما يؤدي استمرار تشغيل مقاطع الفيديو الخاصة بالحضور إلى تشجيعهم على التركيز على شيء واحد لأنهم يعرفون أن الآخرين يمكنهم معرفة ما إذا كانوا يقومون بمهام متعددة أم لا. يمكن أن تساعد شاشات المشاركة الحاضرين أيضاً في المتابعة أثناء العرض التقديمي. لذا، فمن المهم جدّاً أن تبقى على تواصل وتضمن بقاء الفيديو المخصص لكل فرد يعمل طيلة فترة الاجتماع.

منجزون

فريق العمل